1. Obmedzte miestne úložisko a používajte na zdieľanie cloudové riešenie
Skvelým nástrojom na zdieľanie je SharePointu Online. Nemusíte ukladať niekoľko verzií dokumentu, stačí iba jedna, ktorá je zdieľaná medzi všetkými. Staršie verzie však môžete kedykoľvek obnoviť, pretože sú uložené v komprimovanej podobe v zálohe, a preto si vyžadujú menej úložného priestoru.
Typickým príkladom je príprava prezentácie v PowerPointe, kedy na rovnakom súbore môže pracovať viac ľudí, ktorým udelíte prístup. Ak by každý pracoval na vlastnom súbore, spotrebováva to viac miesta a vzniká obvykle aj zmätok, ktorá verzia je na konci procesu tá správna.
2. Neposielajte prílohy v e-mailoch
Pri odosielaní e-mailov namiesto pripájania súboru jednoducho zdieľajte dokumenty z OneDrivu alebo SharePointu Online priamo ako odkaz. Uistite sa, že súbory sú vopred s dotyčnými zdieľané! Príjemcovia tak majú priamy prístup k dokumentom, čo šetrí objem dát pri odosielaní a nezvádza ich na stiahnutie príloh a ich lokálne uloženie, ktoré by zbytočne spotrebovávalo ďalšie zdroje.
3. Nastavte automatické vymazávanie
Užitočné záznamy schôdzok v Microsoft Teams sa automaticky nastavia tak, aby sa po 60 dňoch odstránili z Microsoft Streamu. Potom dostanete e-mail, že nahrávka bola vymazaná a v prípade potreby ju môžete stále obnoviť.
Pri SharePoint Online, možno dokumenty nastaviť tak, aby ich po určitom čase odstránil. Nie je to však automatické ako pri nahrávkach, musíte to nastaviť ručne. Okrem toho sa v SharePointe Online všetky dokumenty, ktoré boli odstránené, po určitom čase automaticky odstránia aj z koša.
4. Odhláste sa z odberu nevyžiadaných oznámení
Uistite sa, že ste sa odhlásili z odberu všetkých nevyžiadaných oznámení a odstráňte tie z nich, ktoré sú už uložené vo vašich systémoch. S ohľadom na čas, ktorý strávite s čistením vášho digitálneho úložiska, zvažujte všetky mailingy, ku ktorým sa napríklad pri nákupe prihlasujete.
5. Vystopujte dokumenty, ktoré plytvajú miestom
Pravidelne čistite nedôležité, najmä väčšie súbory, priamo na vašom počítači alebo mobilnom zariadení, na zdieľanom serveri, v cloudovom úložisku alebo v úložisku e-mailu alebo iných aplikácií na zasielanie správ. Veľa súborov môže byť duplikátmi tých, ktoré sú bezpečne uložené inde, napríklad na SharePointe Online.
Ako vám môže Konica Minolta pomôcť s digitálnym upratovaním?
Čistý digitálny svet prináša veľa výhod, preto je dobré si zvoliť odborného partnera pre IT podporu, ktorý vám a vašej organizácii pomôže optimalizovať využitie IT zdrojov a zvýšiť efektivitu.
Konica Minolta je akreditovaným Microsoft Cloud Solution Partnerom. Vieme vám pomôcť maximálne využiť súbor digitálnych aplikácií a nástrojov Microsoft 365 (vrátane SharePoint Online, Teams a OneDrive) tak, aby vaše cloudové úložisko fungovalo čo najefektívnejšie.
