M-Files Riadená dokumentácia
V súčasnom dynamickom podnikateľskom prostredí je dodržiavanie noriem, predpisov a štandardov nevyhnutné pre úspech a udržateľnosť organizácií v rôznych odvetviach. Väčšina odvetví, najmä tie, ktoré súvisia s výrobou a poskytovaním služieb, podlieha prísnej regulácii a normám, ktoré vyžadujú zavedenie a dodržiavanie dokumentácie.
Riadená dokumentácia predstavuje štruktúrovaný a riadene spravovaný súbor dokumentov, ktoré zahŕňajú informácie, postupy, pravidlá a štandardy, ktoré sú nevyhnutné pre riadne fungovanie organizácie, najmä v oblasti výroby a kontroly kvality. Táto dokumentácia slúži ako základný nástroj na dosahovanie a udržiavanie kvality výrobkov a služieb, ako aj na dodržiavanie noriem a predpisov, ktoré platia pre danú oblasť.
Tento systém zahŕňa procesy na vytváranie, pripomienkovanie, schvaľovanie, distribúciu, pravidelnú revíziu a archiváciu dokumentov. Cieľom je zabezpečiť, aby všetky dokumenty boli aktuálne, presné a dostupné pre tých, ktorí ich potrebujú
Riadená dokumentácia je často používaná v rámci systémov manažérstva kvality, ako je ISO 9001, kde je dôležité mať kontrolu nad dokumentmi, ktoré ovplyvňujú kvalitu produktov a služieb
Tento systém pomáha organizáciám udržiavať poriadok, sledovať zmeny a zabezpečiť, aby všetky procesy boli v súlade s predpismi a normami
Výzvy tradičného prístupu k dokumentácii:
- Vyzerá každý dokument riadnej dokumentácie inak? Nemáte zadefinované formáty a šablóny?
- Zdieľate alebo pripomienkujte dokumenty prostredníctvom mailov? Strácate prehľad?
- Poznáte aktuálnu verziu dokumentu? Vedia o nej všetci?
- Majú všetci zamestnanci prístup a nastavené oprávnenia k potrebným dokumentom?
- Bojujete s nedodržiavaním procesov riadenej dokumentácie?
- Pri blížiacom sa dátum auditu vás rozbolí hlava?
- Viete ktorým dokumentom končí platnosť a ktoré je potrebné aktualizovať?
- Archivujte riadenú dokumentáciu ešte v papierovej forme?
- Vyhľadávanie je náročné?