Dispatcher Paragon od Konica Minolta
Efektívna správa tlače a nákladov
Efektívna kontrola nákladov a správa tlače
V súčasnosti sa každá organizácia (či už ide o malú spoločnosť, korporatívne prostredie, verejnú organizáciu alebo vzdelávacie zariadenie) usiluje o maximalizáciu transparentnosti a kontrolu svojich nákladov. Jedným z predpokladov je presný prehľad o všetkých tlačových operáciách pre prípadné rozúčtovanie nákladov na tlač podľa oddelení a jednotlivých používateľov. Dispatcher Paragon od spoločnosti je tou pravou aplikáciou na tento účel.
Dispatcher Paragon Workflow
Centrálne riadenie používateľov a úloh
- Centralizované riadenie používateľov: individuálne užívateľské prístupové práva k MFP k funkciám kopírovania, tlače, skenovania a faxovania je možné jednoducho a pohodlne centrálne spravovať.
- Úlohy pre užívateľský prístup: Správca môže prideliť používateľom rôzne úrovne prístupu k zariadeniu a funkciám zariadenia. Tieto úrovne sa dajú jednoducho spravovať na základe vytvorenia zodpovedajúcich užívateľských úloh.
- Centralizované riadenie overenia: Typy prihlásení používateľa do zariadenia zahŕňajú overenie karty, užívateľské údaje a overenie PIN, pričom správca určí, ktorý typ overenia používateľa bude aktívny.
Podrobné reporty o výstupoch a nákladoch
- Webové reporty: Jednoduchá príprava podrobných prehľadov a flexibilných reportov, ktoré môžu zahŕňať všetky činnosti jednotlivých používateľov alebo používateľských skupín. To uľahčuje monitorovanie nákladov na každodennom, týždennom a mesačnom základe alebo za dlhšie časové obdobie.
- Manažérske reporty: Zostavenie týchto hlásení, automaticky alebo na vyžiadanie, poskytuje vedeniu spoločnosti kompletný, prehľadne štruktúrovaný a zrozumiteľný prehľad s podrobnosťami o celkovom tlačovom prostredí.
- Export reportov: Export reportov do rôznych formátov pre uľahčenie a urýchlenie šírenia /zdieľania/ výsledkov.
- Automatické reporty: Funkcia plánovania, ktorá automaticky generuje reporty v pravidelných intervaloch (mesačne, štvrťročne alebo ročne) pre podrobnejší prehľad
Riadenie rozpočtov a kvót
- Jednoduché prideľovanie rozpočtu: Správca môže prideľovať individuálne rozpočty rôznym používateľom – čo uľahčuje obmedzenie tlačových činností konkrétnych používateľov na udržanie kontroly nad nákladmi na tlač, kopírovanie, skenovanie a faxovanie.
- Pravidelné prerozdeľovanie rozpočtov: Rozpočty pridelené jednotlivým používateľom a používateľským skupinám sa dajú najlepšie riadiť prostredníctvom automatického prerozdeľovania alebo doplňovania v uvedených intervaloch. Vďaka tomu správca nemusí vykonávať rutinné úkony. Aj napriek tomu je stále možné vykonávať prerozdelenie alebo kvóty manuálne, čo umožňuje výkon občasných mimoriadnych tlačových úloh.
Platobný systém: Dispatcher Paragon ponúka rôzne pohodlné možnosti načítania na používateľské účty: - Načítanie pri pokladni: Obsluha pokladne dostane od používateľa peniaze, ktoré uloží na používateľský účet prostredníctvom aplikácie Dispatcher Paragon Cash Desk Management.
- Samoobslužné načítanie: Prostredníctvom platobného zariadenia môžu používatelia ukladať hotovosť (mince a bankovky) priamo na svoj účet.
- Načítanie kreditnej karty: Prostredníctvom PayPall alebo DIBS.
Účtovanie a monitorovanie tlače
- Účtovanie a monitorovanie tlače: Pre jednoduché zostavenie kompletnej histórie tlače môžu byť všetky tlačové úkony v sieti sledované v reálnom čase. Integrovaný terminál Dispatcher Paragon zabezpečuje podrobné vyúčtovanie kopírovania, skenovania a faxovania (dostupné aj prostredníctvom externých terminálov).
- Flexibilné prideľovanie zdrojov: Správca môže prideľovať používateľov ku konkrétnym nákladovým strediskám. Alternatívne si každý používateľ môže pred tlačou individuálne zvoliť vhodné nákladové stredisko alebo projekt.
- Individuálna kalkulácia ceny: Rôznym zariadeniam, nákladovým strediskám a používateľom možno prideliť individuálne cenníky. Preto aj v prípade rôznorodej tlačovej infraštruktúry je možné pripraviť presnú kalkuláciu tlačových nákladov.
- Sledovanie zariadení tretích strán: Sledovanie tlačových úloh môže zahŕňať tlačovú infraštruktúru celej firmy, t. j. je možné aj pri zariadeniach od inej spoločnosti než Konica Minolta.
Výhody
Zníženie nákladov a lepší prehľad o prevádzke
Systém umožňuje efektívne sledovanie a riadenie tlačových procesov, čo vedie k výraznému zníženiu prevádzkových nákladov a lepšej kontrole nad využívaním tlačového prostredia.
Zníženie kapitálových výdavkov a zlepšenie cashflow
Vďaka optimalizácii tlačového prostredia a možnosti využívať flexibilné modely financovania možno minimalizovať vysoké počiatočné investície do zariadení a zlepšiť finančné toky vo firme.
Zvýšenie produktivity vo vašej organizácii
Automatizácia tlačových procesov, jednoduchá správa zariadení a rýchly prístup k tlačovým službám prispievajú k vyššej efektivite zamestnancov a celkovej produktivite firmy.
Pokročilé zabezpečenie informácií a zabezpečenie súladu s predpismi
Zabezpečená tlač, ochrana citlivých dokumentov a dodržiavanie legislatívnych požiadaviek na ochranu dát zabezpečujú, že vaše tlačové prostredie spĺňa najvyššie bezpečnostné normy.
Zníženie dopadu na životné prostredie
Optimalizácia tlačových procesov, zníženie spotreby papiera a energie a podpora ekologických postupov pomáhajú minimalizovať ekologickú stopu vašej organizácie.
Dispatcher Paragon: Zabezpečené tlačové procesy a prehľad o tlačových nákladoch
Ak sú tlačiarne alebo multifunkčné zariadenia umiestnené na centrálnych miestach, môžu ostatní zamestnanci vidieť výtlačky svojich kolegov, pokiaľ nie je možné tlačové úlohy vyzvdvihovať osobným spôsobom. Často sa tiež stáva, že zamestnanci odošlú tlačovú úlohu a následne zistia, že výtlačok nepotrebujú, alebo že treba niečo opraviť. Navyše býva obtiažne priradiť tlačové náklady konkrétnemu oddeleniu.
Dispatcher Paragon: Zabezpečené a časovo úsporné tlačové procesy pre viacerých používateľov na jednom PC
Zdieľanie jedného počítača medzi viacerých používateľov môže predstavovať riziko pre bezpečnosť dát pri tlačených dokumentoch. Navyše je často potrebné ručne triediť výtlačky pri tlačovom zariadení, aby bolo možné zistiť, ktoré tlačové úlohy patria konkrétnym zamestnancom.