Ikonická značka sa posúva vpred vďaka správe digitálnych dokumentov

Spoločnosť TON, Inc., česká spoločnosť pyšná na svoju nezávislosť, vyrába od roku 1953 nábytok z ohýbaného dreva a udržiava si rovnakú kvalitu spracovania, s ktorou v roku 1861 začínal inovátor v oblasti výroby nábytku Michael Thonet. Výrobky spoločnosti TON získali najrôznejšie ocenenia, napríklad Good Design, Red Dot Design Award a Czech Grand Design. Globálny dopyt plní prostredníctvom vlastnej predajnej siete i vzdialených zamestnancov. Spoločnosť potrebovala stále pružnejšie reagovať na zvýšenie e-mailovej prevádzky a na problém so starými neefektívnymi systémami využívajúcimi papier, ktoré sa prejavili ako zásadný problém pri spracovaní faktúr. Pri spolupráci so silným partnerom, ktorým je spoločnosť Konica Minolta, spoločnosť TON implementovala riešenie digitalizovaného pracovného postupu a správy dokumentov. Týmto spôsobom dokázala spoločnosť TON skrátiť čas potrebný na spracovanie dokumentov v celej spoločnosti – všetky informácie sú na jednom mieste a sú rýchle a ľahko dostupné.

Krok do budúcnosti

Existujúce postupy správy dokumentov spoločnosti spomaľovali základné procesy spoločnosti TON a celkový vývoj. Spoločnosti chýbal spoločný úložný portál na faktúry, informácie o produktoch a dokumentácii. Dáta sa nahrávali do rôznych adresárov naprieč rôznymi systémami, čo bránilo vzdialenému prístupu k informáciám, ako sú zodpovedajúce faktúry, zmluvy a produkty. Faktúry sa často strácali medzi oddeleniami alebo sa úplne pozastavili, keď osoby oprávnené na ich schvaľovanie pracovali mimo kancelárie.

Spoločnosť TON hľadala možnosť centrálneho uloženia dokumentov, ako sú obchodné zmluvy alebo objednávky. Pretože také úložisko nemala, bolo veľmi zložité a časovo náročné získať prehľad o priebežnom stave akejkoľvek platnej zmluvy a následne ju vhodným spôsobom predložiť audítorovi. V minulosti viedla absencia vzdialeného prístupu v účtovníctve k závažným rizikám: „Mali sme veľký problém, keď bol zamestnanec na niekoľko dní mimo kancelárie a nemohol schváliť alebo skontrolovať určitý dokument. Nemohli sme ho potom zadať do záznamov,“ spomína vedúci predaja spoločnosti TON Robert Valentík. „Vedenie spoločnosti následne nemalo včas k dispozícii informácie o projektoch, o aktivitách v rámci spoločnosti a o výsledkoch spoločnosti.“

Partnerstvo so spoločnosťou Konica Minolta – overená voľba

Spoločnosť TON hľadala spôsob, ako zvýšiť efektivitu procesov, generovať úspory a poskytnúť svojim zamestnancom prístup k dôležitým informáciám kedykoľvek a kdekoľvek. Na tento účel využila pomoc spoločnosti Konica Minolta, ktorá bola vybraná z užšieho zoznamu desiatich dodávateľov. Po tom, ako si za dôveryhodného dodávateľa zvolila spoločnosť Konica Minolta, sa spoločnosť TON rozhodla implementovať riešenie, ktoré zlúčilo aplikáciu Microsoft SharePoint ako platformu na ukladanie dokumentov s technológiou K2 Blackpearl, softvérovou platformou na vývoj a spúšťanie aplikácií pre obchodné procesy. Táto kombinácia poskytla presne také výkonné služby v oblasti formulárov, integrácie a reportingu, ktoré spoločnosť TON požadovala.

„Konečný výber dodávateľa sa uskutočnil na základe referencií,“ hovorí Robert Valentík. „Navštívili sme niekoľko zákazníkov spoločnosti Konica Minolta, ktorí nám technológiu K2 Blackpearl predviedli v praxi. Vďaka tomu sme vlastne potvrdili tento výber.“

Na začiatku projektu sa konzultanti spoločnosti Konica Minolta v spolupráci s tímom spoločnosti TON intenzívne zapojili do dôkladnej analýzy špecifických potrieb a požiadaviek. Pre Roberta Valentíka to bol zásadný krok: „Keď sa ohliadnem späť, analýzu implementácie pokladám za veľmi dôležitú, čo vďaka jej dôkladnej príprave znamenalo, že sme dodržali rozpočet projektu a jeho termín, čo pri takých veľkých projektoch nie je práve obvyklé.“

Pri výbere riešenia v spolupráci so spoločnosťou Konica Minolta bolo pre spoločnosť TON zásadné, aby bolo prostredie užívateľsky prívetivé a aby interné oddelenie IT mohlo vytvárať vlastné formuláre a nastavovať procesy v technológii K2 Blackpearl. Jednoduchosť tohto postupu bola kľúčová pri rozhodovaní a výbere riešenia, ktoré bolo prezentované v priebehu implementácie a keď si zamestnanci spoločnosti TON osvojovali nové procesy.

IT špecialisti spoločnosti TON teraz pracujú v prostredí K2, kde testujú procesy, formuláre a ďalšie menšie iniciatívy. Proces školenia členov tímu s týmto zameraním sa ukázal ako vcelku priamočiary: vedúci predaja Robert Valentík si všimol, že spolupráca so spoločnosťou Konica Minolta týkajúca sa osvojovania zručností prebiehala v „priateľskom prostredí a v duchu jednoduchosti“, keď sa dvaja zamestnanci spoločnosti TON asi tri mesiace učili modelovať nové procesy a poskytovať nové riešenia podpory systému.

IT oddelenie je nadšené z implementácie ďalších iniciatív pod vedením oddelenia – a tím je schopný vďaka platforme K2 sám vykonávať drobné úpravy systému. Zložitejšie požiadavky rieši skúsený tím konzultantov spoločnosti Konica Minolta.

Nová energia pre firmu s rýchlejšími a pružnejšími operáciami

Zásadnou výhodou riešení K2 a SharePoint, ktoré spoločnosť Konica Minolta implementuje, je jednoduchý prístup pre zamestnancov a celú spoločnosť. Nový systém je vybavený moderným, užívateľsky prívetivým intranetom dostupným prostredníctvom bežného webového prehliadača. Riešenie okrem prepojenia všetkého na jednom mieste zmierňuje potrebu inštalácie špeciálneho softvéru na pracovné stanice používateľov, čím znižuje náklady na údržbu a inštaláciu. Správa oddelenia podpory IT a spracovania faktúr sú teraz plne automatizované.

Systém Blackpearl K2 tiež preukázal svoju hodnotu prostredníctvom prepojenia prístupnosti a jednoduchého použitia – ktoré zosobňuje mobilná aplikácia K2. „Keď vidím, že generálny riaditeľ môže schvaľovať faktúry pomocou mobilného telefónu počas služobnej cesty v zahraničí, je to pre mňa potvrdenie, že sme prijali správne rozhodnutie,“ komentoval to Robert Valentík. Znížením záťaže, ktorú predstavovalo vyhľadávanie papierových dokumentov, dosiahla spoločnosť TON každodenné, približne pätnásťminútové úspory času na jedného zamestnanca.

„Práca s digitalizovanými dokumentmi je oveľa pohodlnejšia a dáta možno prenášať do iných informačných systémov,“ hovorí Robert Valentík. „Myslím, že riešenie K2 Blackpearl na platforme Microsoft SharePoint by mohlo byť prospešné pre všetky spoločnosti, ktoré chcú optimalizovať svoje procesy a zjednodušiť správu.

• Užívateľsky prívetivý intranet v celej spoločnosti posilňuje zdieľanie informácií
• Plná automatizácia správy oddelenia podpory IT a spracovania faktúr
• Priemerný čas potrebný na spracovanie účtovných dokumentov sa skrátil z 15 dní na 3
• Priemerná denná úspora času 15 minút na jedného zamestnanca po zrušení papierových dokumentov
• IT oddelenie pre zákazníkov je schopné prispôsobiť riešenie podľa meniacich sa potrieb

• Prekonanie obmedzení starších systémov pri zabezpečení plnej interoperability
• Vytváranie možností centrálneho uloženia dokumentov v digitálnej podobe
• Poskytnutie jednoduchého prístupu zamestnancom v rámci celej spoločnosti
• Rýchlejšie spracovanie dokumentov a faktúr

• Technológia K2 Blackpearl
• Platforma Microsoft SharePoint