Digitalizácia procesu správy objednávok

Spoločnosť OEZ je komplexným dodávateľom produktov a služieb v oblasti nízkonapäťových elektrických obvodov. S približne 2 000 zamestnancami, viac ako 70 rokmi skúseností na českom trhu a nedávno dosiahnutými 10 rokmi partnerstva so spoločnosťou Siemens má v súčasnosti jednu z najmodernejších tovární v Českej republike. Spoločnosť OEZ uviedla na trh systém Industry 4.0, ktorý predstavuje štvrtú fázu priemyselnej revolúcie, pre ktorú je charakteristická digitalizácia výrobných technológií. Spoločnosť OEZ vlastní certifikát na integrovaný systém riadenia kvality, životného prostredia, zdravia v práci a bezpečnosti.

Časovo náročné ručné zadávanie

Spoločnosť OEZ dostáva objednávky od svojich dodávateľov ako prílohu k e-mailu vo formáte PDF. Objednávky potom manuálne prepisuje šesť predajných asistentov priradených konkrétnym zákazníkom do systému SAP ERP. Systém SAP ukladá všetky informácie potrebné na vybavenie objednávky, napríklad ID zákazníka, DIČ, číslo objednávky, dodacie podmienky, dátum prijatia, položky (kód a množstvo) atď. Dokumenty treba spracovať čo najrýchlejšie v priebehu približne troch hodín. Tento aktuálny stav je časovo náročný kvôli ručnému prepisu, kontrolám a opravám kódov. Tlak na rýchle vybavenie objednávky v súlade s vyššie uvedenými požiadavkami spôsobuje nepresnosti vo vstupoch pre výrobu, a vyžaduje preto následne ich vyhľadávanie a opravy.

Zefektívnenie procesu

Spoločnosť Konica Minolta preto poskytla analýzu optimalizácie procesu na účel automatizácie spracovania dát v prichádzajúcich objednávkach. Prichádzajúci e-mail s objednávkou vo formáte PDF sa automaticky extrahuje. Všetky požadované dáta, ako sú dáta hlavičky, kódy objednávok a riadkové položky, sú rozpoznané a ich presnosť sa porovná s internou databázou. Dáta sa automaticky skontrolujú a kódy sa prevedú do štandardizovaného formátu vyžadovaného aplikáciou OEZ. Každá objednávka sa automaticky presmeruje príslušnému asistentovi, ktorý vykoná „iba“ kontrolu alebo menšiu zmenu. Takto overené objednávky sa potom automaticky odošlú do systému SAP.

Keďže platforma OEZ mala veľmi obmedzené možnosti úpravy existujúcich systémov, bolo najskôr nutné overiť koncept a potvrdiť, či bude možné integrovať riešenie s existujúcimi rozhraniami (SAP). Po úspešnom potvrdení kompetencií a možností systému na základe overenia konceptu zakúpila spoločnosť OEZ softvérovú licenciu na finálnu implementáciu zahŕňajúcu automatické priradenie objednávok, overenie príslušným asistentom, integráciu s databázou tretích strán a školenia používateľov.

Rýchlejšie zadávanie a menej chýb

Nové riešenie prináša veľké úspory času a nižšiu chybovosť v procese objednávky a s tým súvisiace úspory z dôvodu elimináciu nesprávne zadaných objednávok. Spoločnosť Konica Minolta pomohla výrazne znížiť celkový čas potrebný na zadanie objednávky do systému. Rýchlosť automatizácie sa zvýšila a počet chýb sa znížil. Zároveň platí, že overenie objednávky dnes vykonávajú traja ľudia (v špičke štyria). Ide o výrazné zlepšenie oproti predchádzajúcej situácii, kedy počas dňa bolo plne obsadených 6 osôb. Výstupom automatickej extrakcie objednávok je tiež prehľadávateľný súbor PDF vhodný na digitálnu archiváciu a efektívne fulltextové vyhľadávanie. Týmto spôsobom sú dokumenty metadát pripravené na budúce nasadenie systému správy dokumentov s dôveryhodnou archiváciou.

• Vyššia miera automatizácie: zníženie počtu asistentov zapojených do procesu a skrátenie času potrebného na zadávanie objednávky do systému
• Znížená chybovosť

• Vysoký počet objednávok
• Objednávky prijaté e-mailom vo formáte PDF
• Tlak na rýchle vybavenie objednávky
• Nepresnosti dané ručným prepisom dát

• Analýza optimalizácie procesu
• Implementácia automatického systému extrahovania
• Integrácia so systémom SAP
• Fáza overenia konceptu pred nákupom licencie