Jednoduchosť a automatizácia. Systém dochádzky a spracovania miezd

Mýtna je samostatná obec, ktorá sa nachádza neďaleko Banskej Bystrice. Pre lepšie pochopenie je možné na mieste zdôrazniť, že to je na Slovensku. Táto obec poskytuje zamestnanie 12 dlhodobo nezamestnaným osobám z programu ministerstva práce. Keďže títo ľudia neboli navyknutí na stálu prácu, mali ťažkosti s dodržiavaním pracovného času. Do práce prichádzali neskoro a odchádzali predčasne. Okrem toho má miestny úrad aj svojich vlastných zamestnancov a personál neďalekej základnej školy, pre ktorú boli záznamy o dochádzke uložené v papierovej podobe. Tieto dokumenty sa museli spracovávať ručne, aby bolo možné vypočítať mzdu zamestnancov. Zodpovedný mzdový pracovník potreboval príliš veľa času na zhromažďovanie chýbajúcich informácií a následné spracovanie údajov o dochádzke.

Systém registrácie dochádzky založený na biometrickom snímači a aplikácii IWS na zariadení Konica Minolta MFP

Spoločnosť Konica Minolta navrhla riešenie založené na systéme registrácie dochádzky, ktorý zaznamenáva príchod a odchod zamestnancov.

Skladá sa z dvoch častí: prvou je aplikácia IWS vyvinutá spoločnosťou Konica Minolta Slovakia. Aplikácia IWS sa inštaluje priamo na multifunkčnú tlačiareň Konica Minolta a je plne prepojená s webovou aplikáciou spustenou v dátovom centre. Webová aplikácia prijíma dáta o príchodoch a odchodoch zamestnancov z panela multifunkčnej tlačiarne alebo z hardvérového terminálu vybaveného biometrickým snímačom pre tento špeciálny prípad.

Hardvérový terminál vybavený biometrickým snímačom bol nainštalovaný vo vstupnej hale na miestnom úrade, aby mali k nemu prístup všetci zamestnanci úradu. Aplikácia IWS bola nainštalovaná do multifunkčného zariadenia Konica Minolta, ktoré umožňuje ďalším miestnym pracovníkom vo vzdelávacích inštitúciách (škôlka, základná škola, školská kuchyňa) zaregistrovať dochádzku. Multifunkčná tlačiareň je umiestnená na chodbe základnej školy hneď vedľa miestneho úradu.

Oba systémy sú vzájomne prepojené, takže je možné zaregistrovať príchody a odchody zamestnancov na oboch miestach. S pomocou partnerskej spoločnosti APIS spoločnosť Konica Minolta navyše vyvinula aj konektor pre systém výplaty miezd, ktorý umožňuje jednoduchý a rýchly prenos mzdových zložiek zamestnancov zo systému dochádzky do tohto mzdového systému.

Jednoduché sledovanie dochádzky zamestnancov

Obec Mýtna bola úspešná v riešení neregulovanej dochádzky v aktivačných prácach a dochádzka týchto zamestnancov sa následne výrazne zlepšila.

Zamestnanci úradu môžu teraz veľmi jednoducho sledovať prítomnosť týchto pracovníkov vďaka rýchlemu prístupu ku všetkým údajom o dochádzke a informatívnym grafom vo webovej aplikácii. Automatizovaný prenos dát zo systému dochádzky do mzdového systému skrátil čas potrebný na spracovanie dát a takisto znížil výskyt chýb pri prepise dát.

• Dochádzka pracovníkov v aktivačnom programe sa výrazne zlepšila
• Jednoduchšie sledovanie dochádzky pracovníkov vďaka rýchlemu prístupu ku všetkým údajom o dochádzke a informatívnym grafom
• Kratší čas prenosu dát a znížená frekvencia chýb
• Špecifické profily sú uložené v systéme, ktorý slúži na výpočet miezd zamestnancov

• Pracovníci v aktivačnom programe, ktorí pracujú v obci Mýtna, nedodržiavali pracovný čas, prichádzali do práce neskoro a často odchádzali predčasne, zatiaľ čo zamestnanci obce mali za úlohu ich viesť.
• Okrem toho boli záznamy o dochádzke vlastných zamestnancov a zamestnancov základnej školy uložené v papierovej forme: dokumenty sa pre výpočet miezd spracovávali ručne a trvalo príliš dlho zhromaždiť chýbajúce informácie.

• Ako jedna z prvých komunít na Slovensku sleduje obec Mýtna dochádzku všetkých pracovníkov a zamestnancov prostredníctvom biometrického snímača na hardvérových termináloch v kombinácii s riešením IWS inštalovaným na multifunkčnom zariadení Konica Minolta.
• Oba systémy sú prepojené tak, aby registrovali príchody a odchody zamestnancov.
• Vývoj konektora k mzdovému systému umožnil jednoduchý a rýchly prenos mzdových zložiek zamestnanca zo systému dochádzky do mzdového systému.